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Secrétaire / Assistant administratif

Secrétaire / Assistant administratif

Activité principale du poste

Le ou la secrétaire effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents ou du budget), accueille les visiteurs, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et les déplacements des collaborateurs

Missions principales du poste

  • Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs
  • Organiser et planifier les rendez-vous et les déplacements
  • Gérer le courrier
  • Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, classement et archivage) et transmet les informations (e-mail, notes, fax…) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise.
  • Prise en charge le suivi complet de dossiers (contrat de maintenance des équipements, de la structure, évaluation des besoins en approvisionnement de matériels)
  • Assister à la gestion administrative et comptable d’une structure
  • Peut coordonner une équipe

Conditions de travail

L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l’intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité…).

Elle varie selon la taille, le mode d’organisation et le domaine d’activité (juridique, …) de la structure.

Compétences

  • Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur…)
  • Modalité d’accueil
  • Technique de prise de notes
  • Technique d’écriture rapide
  • Rigueur et organisation
  • Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
  • Esprit de synthèse
  • Sens relationnel
  • Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion

Diplômes

  • Titre professionnel Agent administratif (niveau V)
  • Assistante de comptabilité et d’administration (niveau IV)
  • Bac professionnel Gestion-administration (niveau IV)
  • Brevet Professionnel Bureautique (niveau IV)
  • Titre professionnel Secrétaire assistant (niveau IV)
  • Titre professionnel Secrétaire comptable (niveau IV)

Evolution professionnelle

  • Assistanat commercial
  • Gestion locative
  • Assistanat de direction
  • Secrétaire comptable

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